Политика общества с ограниченной ответственностью "ТРОПАСС" в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1 Настоящая Политика общества с ограниченной ответственностью "ТРОПАСС" в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о защите персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

1.2 Настоящая политика Компании в отношении обработки персональных данных предоставляет информацию о правовых основаниях, целях, принципах и условиях обработки персональных данных, о правах субъектов персональных данных и обязанностях Компании в целом и лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в частности, а также об ответственности за нарушение требований Закона о защите персональных данных

1.3 Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает общество с ограниченной ответственностью "ТРОПАСС" (далее - Оператор).

1.4 Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики.

1.5 Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о защите персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора.

1.6 Основные понятия, используемые в Политике:

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

оператор персональных данных (оператор) - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

1.7 Оператор при осуществлении своей деятельности уделяет приоритетное внимание к требованиям по защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных и уровню защищенности таких данных.

1.8 Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных у Оператора.

1.9 Настоящая политика распространяется на всех работников Оператора (включая работников по трудовым договорам и лиц, заключивших иные договоры с Оператором) и все структурные подразделения Оператора.

1.10 Требования настоящей Политики также учитываются и предъявляются в отношении иных лиц при необходимости их участия в процессах обработки Оператором персональных данных, например, в случаях передачи в установленном порядке со стороны Оператора персональных данных подрядчикам, партнерам и иным контрагентам на основании поручений на обработку персональных данных, иных соглашений и договоров.

1.11 Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов Оператора в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.12 Настоящая Политика подлежит пересмотру и, при необходимости, актуализации в случае изменений законодательства Российской Федерации в области персональных данных и/или локальных актов Компании локальных актов по вопросам обработки персональных данных

2.Соответствие применимому законодательству

2.1 Политика разработана на основе законодательства Российской Федерации. В Политике используются термины и определения в соответствии с их значениями, как они определены в Законе о защите персональных данных. Оператор обрабатывает персональные данные с учетом требований Закона о защите персональных данных, соответствующих ему подзаконных актов и нормативно-методических документов государственных органов Российской Федерации, уполномоченных в сфере информационной безопасности и защиты прав субъектов персональных данных.

2.2 В настоящей Политике также учитываются положения иного применимого к деятельности Оператора законодательства в области обработки персональных данных, включая, но не ограничиваясь, европейского Общего регламента о защите персональных данных (далее — GDPR) в части, не противоречащей положениям Закона о защите персональных данных.

2.3 Правовые основания обработки персональных данных Оператором:

Конституция Российской Федерации;
Гражданский кодекс Российской Федерации;
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Налоговый кодекс Российской Федерации;
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»;
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 24.02.2021) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";
Устав Оператора;
Согласия субъектов персональных данных.

3. Цели обработки персональных данных

3.1 Содержание и объем обрабатываемых персональных данных определяются исходя из целей обработки. Не обрабатываются персональные данные, избыточные или несовместимые по отношению к указанным в п. 3.2 настоящей Политики целям.

3.2 Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:

возникновение трудовых отношений с физическими лицами, кадровая работа, включая поиск кандидатов на вакантные рабочие места Оператора, содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества, ведение кадрового и бухучета, заполнение и передача в уполномоченные органы требуемых форм отчетности, организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования;
возникновение, продление договорных отношений Оператора;
использование физическими лицами информационных ресурсов (сайтов) Оператора в информационной телекоммуникационной сети Интернет;
осуществление связи с физическими лицами для целей направления уведомлений, ответов на запросы, рассылок и информационных сообщений;
защита законных интересов Оператора и лиц, состоящих в правоотношениях с Оператором; противодействие незаконным или несанкционированным действиям, мошенничеству при использовании третьими лицами программ для ЭВМ и баз данных Оператора;
в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в ст. 15 Закона о защите персональных данных, при условии обязательного обезличивания персональных данных;
опубликование или обязательное раскрытие персональных данных в соответствии с федеральным законом;
целей, зафиксированных в согласии субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

4. Принципы обработки персональных данных

4.1 Обработка персональных данных осуществляется Оператором на законной и справедливой основе.

4.2 Персональные данные обрабатываются в соответствии с целями обработки согласно п. 3.1 настоящей Политики.

4.3 Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

4.4 Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

4.5 Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

4.6 При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.

4.7 Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению Оператором либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

5. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных

5.1 Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных.

5.1.1 Кандидаты для приема на работу к Оператору:

фамилия, имя, отчество;
пол;
гражданство;
дата и место рождения;
контактные данные;
сведения об образовании, опыте работы, квалификации;
иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах.

5.1.2 Работники и бывшие работники Оператора:

фамилия, имя, отчество;
пол;
гражданство;
дата и место рождения;
паспортные данные;
адрес регистрации по месту жительства;
адрес фактического проживания;
номер телефона;
адрес электронной почты;
индивидуальный номер налогоплательщика;
страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке и повышении квалификации;
сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и (или) дисциплинарных взысканий;
сведения о воинском учете;
иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.

5.1.3 Контрагенты Оператора (физические лица) по договорам гражданско-правового характера:

фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
паспортные данные;
адрес регистрации по месту жительства;
номер телефона;
адрес электронной почты;
индивидуальный номер налогоплательщика;
страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
номер расчетного счета;
иные персональные данные, предоставляемые контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров.

5.1.4 Пользователи информационных ресурсов (сайтов), программ для ЭВМ и баз данных Оператора:

имя;
номер телефона;
адрес электронной почты.

5.2 Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, биометрических персональных данных, а также иных специальных категорий персональных данных.

6 Права субъектов персональных данных

6.1 Субъект персональных данных имеет право отозвать согласие на обработку персональных данных, направив соответствующий запрос Оператору по почте или обратившись лично.

6.2 Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением сотрудников), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора, соглашения с Оператором или на основании федерального закона;
обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Законом о защите персональных данных;
информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
иные сведения, предусмотренные Законом о защите персональных данных или другими федеральными законами.

6.3 Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные применимым законодательством меры по защите своих прав.

6.4 Если субъект персональных данных считает, что Оператора осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Закона о защите персональных данных или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор, иной уполномоченный надзорный орган или в судебном порядке.

6.5 Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

7. Способы, действия, порядок и условия обработки персональных данных

7.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

7.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.3. Оператор осуществляет обработку персональных данных для каждой цели их обработки следующими способами:

неавтоматизированная обработка персональных данных;
автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
смешанная обработка персональных данных.

7.4. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.

7.5. Обработка персональных данных для каждой цели обработки, указанной в п. 2.3 Политики, осуществляется путем:

получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
использования иных способов обработки персональных данных.

7.6. Действия, осуществляемые с персональными данными: сбор, систематизация, хранение, запись, накопление, уничтожение, удаление, уточнение (обновление, изменение).

7.7. При обработке обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. При обнаружении неточных или неполных персональных данных может производиться их актуализация. В случаях, когда актуализация персональных данных находится вне сферы ответственности Оператора, обработка может быть приостановлена до момента актуализации. Обязанности и ответственность за своевременную актуализацию персональных данных для отдельных случаев обработки могут устанавливаться соглашениями или локальными актами Оператора.

7.8. Оператор не осуществляет раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

7.9. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Социальный фонд России и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

7.10. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;
создает необходимые условия для работы с персональными данными;
организует учет документов, содержащих персональные данные;
организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.

7.11. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требует каждая цель обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом.

7.12. Персональные данные на бумажных носителях хранятся у Оператора в течение сроков хранения документов, для которых эти сроки предусмотрены законодательством об архивном деле в РФ (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)).

7.13. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.

7.14. Оператор прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:

выявлен факт их неправомерной обработки. Срок - в течение трех рабочих дней с даты выявления;
достигнута цель их обработки;
истек срок действия или отозвано согласие субъекта персональных данных на обработку указанных данных, когда по Закону о защите персональных данных обработка этих данных допускается только с согласия.

7.15. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку Оператор прекращает обработку этих данных, если:

иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
Оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о защите персональных данных или иными федеральными законами;
иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.

7.16. При обращении субъекта персональных данных к Оператору с требованием о прекращении обработки персональных данных в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты получения Оператором соответствующего требования, обработка персональных данных прекращается, за исключением случаев, предусмотренных Законом о защите персональных данных. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней. В случае такого продления Оператор направляет субъекту персональных данных мотивированное уведомление с указанием причин продления срока.

7.17. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о защите персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю в течение 10 рабочих дней с момента обращения либо получения запроса субъекта персональных данных или его представителя. Данный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней. Для этого Оператору следует направить субъекту персональных данных мотивированное уведомление с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.

В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Запрос должен содержать:

номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Оператор предоставляет сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о защите персональных данных, субъекту персональных данных или его представителю в той форме, в которой направлены соответствующие обращение либо запрос, если иное не указано в обращении или запросе.

Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о защите персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о защите персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

7.17. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

7.18. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.

7.19. При выявлении Оператором, Роскомнадзором или иным заинтересованным лицом факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения) персональных данных (доступа к персональным данным), повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, Оператор:

в течение 24 часов - уведомляет Роскомнадзор о произошедшем инциденте, предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, и принятых мерах по устранению последствий инцидента, а также предоставляет сведения о лице, уполномоченном Оператором на взаимодействие с Роскомнадзором по вопросам, связанным с инцидентом;
в течение 72 часов - уведомляет Роскомнадзор о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента и предоставляет сведения о лицах, действия которых стали его причиной (при наличии).

7.20. Порядок уничтожения персональных данных Оператором.

7.20.1. Условия и сроки уничтожения персональных данных Оператором:

достижение цели обработки персональных данных либо утрата необходимости достигать эту цель - в течение 30 дней;
достижение максимальных сроков хранения документов, содержащих персональные данные, - в течение 30 дней;
предоставление субъектом персональных данных (его представителем) подтверждения того, что персональные данные получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, - в течение семи рабочих дней;
отзыв субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если их сохранение для цели их обработки более не требуется, - в течение 30 дней.

7.20.2. При достижении цели обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:

иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о защите персональных данных или иными федеральными законами;
иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.

7.20.3. Способы уничтожения персональных данных устанавливаются в локальных нормативных актах Оператора.